Publié le 04/02/2025
Une forte appétence IT
Chez YTHAK, nous avons toujours eu une forte appétence pour les approches IT et l'automatisation des processus est au cœur de notre stratégie d'optimisation.
L'utilisation de plateformes d’automatisation des flux de travail, comme PowerAutomate, nous a permis de transformer nos méthodes de travail, d'améliorer notre efficacité et de réduire les erreurs manuelles.
L'utilisation de plateformes d’automatisation des flux de travail, comme PowerAutomate, nous a permis de transformer nos méthodes de travail, d'améliorer notre efficacité et de réduire les erreurs manuelles.
Pourquoi PowerAutomate ?
PowerAutomate est un outil puissant qui permet de créer des flux de travail automatisés. Les flux déclenchent des actions lors
- d’évènements (je reçois un mail / une tâche m’est attribuée / etc ..)
- à la demande (j’appuie sur un bouton)
- ou encore de manière récurrente (tous les jours, semaines).
La solution est intégrée à la suite Microsoft ce qui facilite les interactions avec les données disponibles, sans compter que la licence de base est incluse dans les abonnements).
L’outil nous permet de nous détacher des plateformes métiers traditionnelles pour gagner en autonomie et en flexibilité, sans rajouter une nouvelle couche logicielle.
Il nous aide à gérer les interactions clients, à synchroniser les données entre différentes plateformes ou encore à automatiser les tâches répétitives.
- d’évènements (je reçois un mail / une tâche m’est attribuée / etc ..)
- à la demande (j’appuie sur un bouton)
- ou encore de manière récurrente (tous les jours, semaines).
La solution est intégrée à la suite Microsoft ce qui facilite les interactions avec les données disponibles, sans compter que la licence de base est incluse dans les abonnements).
L’outil nous permet de nous détacher des plateformes métiers traditionnelles pour gagner en autonomie et en flexibilité, sans rajouter une nouvelle couche logicielle.
Il nous aide à gérer les interactions clients, à synchroniser les données entre différentes plateformes ou encore à automatiser les tâches répétitives.
Les étapes clés de l'automatisation
Définir le Processus : La première étape indispensable est de bien comprendre et définir le processus à automatiser et les accès nécessaires
Développer et Tester : Une fois le processus défini, nous développons le flux, créons des connecteurs si nécessaire, et effectuons des tests pour s'assurer de son bon fonctionnement.
Mise en Production et Maintenance : Après validation, le flux est mis en production. La maintenance est une étape chronophage mais essentielle pour surveiller les échecs d'exécution et faire évoluer le flux en fonction des besoins.
Développer et Tester : Une fois le processus défini, nous développons le flux, créons des connecteurs si nécessaire, et effectuons des tests pour s'assurer de son bon fonctionnement.
Mise en Production et Maintenance : Après validation, le flux est mis en production. La maintenance est une étape chronophage mais essentielle pour surveiller les échecs d'exécution et faire évoluer le flux en fonction des besoins.
Cas d'usages concrets
Onboarding des clients : Automatisation de la récupération et création des prospects, demande de validation des prospects, et planification des tâches d'onboarding.
Communication et Vie du Client : Automatisation des envois de newsletters via Teams, Mailchimp, et LinkedIn, communication des points en suspens.
Gestion Documentaire : Envoi automatique des pièces jointes des mails vers Teams, et synchronisation des documents entre Teams et notre outil comptable.
Communication et Vie du Client : Automatisation des envois de newsletters via Teams, Mailchimp, et LinkedIn, communication des points en suspens.
Gestion Documentaire : Envoi automatique des pièces jointes des mails vers Teams, et synchronisation des documents entre Teams et notre outil comptable.
Les résultats
Grâce à PowerAutomate, nous avons pu mettre en place environ 80 flux actifs en moyenne, avec plus de 7 000 exécutions par mois, avec un coût inférieur à 60 € / mois sur la structure, ce qui est largement compensé par les gains en efficacité et en productivité.
Conclusion
L'automatisation des processus et des tâches a transformé notre manière de travailler chez YTHAK.
En libérant du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée et en réduisant les erreurs manuelles, nous avons pu améliorer notre service client et notre efficacité opérationnelle.
Nous encourageons vivement d'autres cabinets et nos clients à explorer les possibilités offertes par ces outils pour optimiser leurs processus organisationnels et métiers et nous nous tenons disponibles pour vous accompagner dans cette démarche !
En libérant du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée et en réduisant les erreurs manuelles, nous avons pu améliorer notre service client et notre efficacité opérationnelle.
Nous encourageons vivement d'autres cabinets et nos clients à explorer les possibilités offertes par ces outils pour optimiser leurs processus organisationnels et métiers et nous nous tenons disponibles pour vous accompagner dans cette démarche !